バックオフィスで使えるプロンプト集
本日はお忙しい中、たくさんのご来場！誠にありがとうございます！
ページ数が多いため、ちょっと重くて申し訳ございません！
1.AIに何をきいていいかわからない時
デスクの前で5分悩む前に、まずこれをAIにきいてみましょう！
AIに何をきいていいかわからないんですけど。
すると、AIは逆にヒアリングをしてくれるので、ここから対話が始まりますよ！
2.メール対応のプロンプト
メールを作成する場合
以下の条件で、取引先への丁寧な依頼メールを作成してください。
・相手：（既存取引先
・目的：資料提出のお願い
・期限：〇月〇日
・トーン：急かしすぎず、でも期日は明確に
・背景：こちらの社内確認に必要
・議事録メモ：あれば添付（個人情報注意）
営業っぽいメールが来たが、無視する感じでもないメールの解析
以下のメールを分析してください。
1.相手が本当に売りたいもの
2.こちらに求めている行動
3.急いで返信すべきか
4.断る場合の丁寧な返信案
5.注意すべき表現
6.スパムメールや詐欺メールかどうか
7.URLがあるならその会社のHPを解析
（メール文章をペタッとコピペ）
会議メモ→議事録に整形するプロンプト
以下の会議メモを、議事録フォーマットに整形してください。
出力形式：
・日時・参加者
・議題
・決定事項
・TODO（担当者・期限つき）
・次回予定
（会議メモ・文字起こしをここに貼る）
社内通知文・お知らせ文を作るプロンプト
以下の内容を、全社員向けのわかりやすいお知らせ文にしてください。
・件名：
・変更内容：
・適用日：
・注意事項：
・問い合わせ先：
トーン：親しみやすく、でも正確に
（お知らせPDFやWord文書を添付する）
商談後の議事録→次アクション整理プロンプト
以下の商談メモをもとに整理してください。
・商談の要点（3行以内）
・相手の課題・懸念点
・次回までにこちらがやること
・相手がやること
・次回アポの提案文（メール文も）
（メモをここに貼る）
クレーム対応メールの文案を作るプロンプト
以下の状況で、お客様へのお詫びと今後の対応を伝えるメールを作成してください。
・状況：（何が起きたか）
・原因：（わかっている場合）
・対応策：（すでに決まっていること）
・トーン：誠実で丁寧、言い訳にならないよう
3.あいまいな上司や部長から「いい感じでよろしく」と言われる場合
上司AI・部長AIは時間をかけて上司の癖や彼らが好む資料、メール文章などを蓄積していってはじめて精度が増します。そのため、上司の方が「おお！これいいね」となるには学習の時間とデータ量が決め手なので、焦らず構築することをお勧めいたします！
まずは「上司AI」「部長AI」を作ろう
上司から以下の指示を受けました。
「いい感じで、○○株式会社様への提案営業資料を作っておいて」
XX部長は、
・結論を先に知りたい
・細かい説明より全体像を重視する
・比較表や数字があると納得しやすい
・提案資料は「課題 → 解決策 → 導入効果」の流れを好む
・指示はあいまいになりがちという特徴があります。
この指示を、実際に作業できる形に整理してください。
以下の形式で出してください。
1. この指示のあいまいな点
2. 上司に確認すべき質問
3. 提案資料の構成案
4. 必要な情報
5. 作業手順
6. 上司へ確認する返信文
4.インフォグラフィック・ポスター出力系
社内のWordやExcel,PDF文章から図解を作るプロンプト
以下の書類を、社員にルール変更をわかりやすく伝えたいので、シンプルでわかりやすいインフォグラフィックにしてください。
（文章のコピぺまたはWord文書やPDFを貼る）
ホームページURLからポスターを作るプロンプト
※AIや契約プランによってはURLを読み込みに行けないものもございますのでご注意。AIのクロールをブロックしているHPもございます。
以下の会社URLの内容をもとに、会社紹介ポスターを画像を作ってください。
URL：
（ここにURL）
5.人事評価・面談系
営業事務職の採用面接の質問を考えるプロンプト
営業事務職の採用面接を行います。
以下の条件をもとに、面接で聞くべき質問を考えてください。
【採用したい人物像】
・社内外とのやり取りが丁寧にできる
・Excelやメール対応に抵抗がない
・急な依頼にも落ち着いて対応できる
・ミスを隠さず報告できる
【確認したいこと】
・コミュニケーション力
・事務処理の正確さ
・トラブル対応力
・長く働けそうか
出力形式：
- 質問10個
- その質問で確認できること
- 良い回答例
- 注意すべき回答例
管理職Aさんが部下との1on1準備をするプロンプト
部下との評価面談を行います。
目的は、半年間の振り返りと、次の半年の目標設定です。
以下の観点で、面談で聞く質問を作ってください。
- 本人が成果だと思っていること
- 苦労したこと
- 上司や会社に支援してほしいこと
- 次に挑戦したいこと
- 目標設定に必要な確認事項
出力形式：
・質問
・質問の意図
・深掘り質問
・面談メモの書き方
管理職Aさんが部下との面談準備をするプロンプト
部下との面談で、最近ミスが増えていることについて確認したいです。
ただし、責める言い方にはしたくありません。
本人の状況や困りごとを確認しながら、改善につなげる聞き方にしてください。
出力形式：
- 最初の切り出し方
- 本人の状況を確認する質問
- 改善策を一緒に考える質問
- 面談後のフォロー文
管理職Aさんが面談前に質問を整理するためのプロンプト
あなたは、人事評価面談の準備を支援するアシスタントです。
私は管理職のAです。
明日、営業社員4名の評価面談を行います。
AIに評価を決めてもらうのではなく、
面談で本人の実績・課題・今後の成長について確認するための
「質問」と「深掘りの観点」を整理してほしいです。
以下の条件で、評価面談用の質問リストを作成してください。
【面談の目的】
・半期または年度の営業活動を振り返る
・本人が考える成果と課題を確認する
・目標達成に向けた行動を整理する
・次期の目標設定や育成方針につなげる
・本人の困りごとや支援してほしいことを確認する
【対象者】
・営業社員4名
・それぞれ実績、経験年数、性格、課題は異なる想定
・個人を責める面談ではなく、成長につなげる面談にしたい
【出力してほしい内容】
- 全員共通で使える質問
- 営業成績が良い社員に聞く質問
- 営業成績が伸び悩んでいる社員に聞く質問
- 若手社員に聞く質問
- ベテラン社員に聞く質問
- 本人の本音を引き出すための深掘り質問
- 聞き方に注意が必要な質問
- 面談の最後に確認すべきこと
【質問を作る時の注意点】
・詰問調にならないこと
・本人を責める表現にしないこと
・評価を決めつける言い方にしないこと
・本人が話しやすい聞き方にすること
・成果だけでなく、行動・工夫・課題・支援の必要性も確認すること
・最終的な評価判断は人間が行う前提にすること
【出力形式】
表形式で、以下の列に分けてください。
・質問
・質問の目的
・深掘りするときの追加質問
・注意点
・どのタイプの社員に向いているか
部下へのフィードバックコメントを作るプロンプト
以下の状況で、部下への建設的なフィードバックコメントを作成してください。
・良かった点：
・改善してほしい点：
・相手の傾向（例：繊細・プライドが高い・素直）：
条件：責めずに成長につながる言い方で。具体的に。
AIは個人が強く使っているかよりも、組織のみんなに「簡単なこと」を共有するほうが強い！
本日のセミナーの中のどれか一つでも構いません。明日、隣の席の人に共有してみましょう！
本日時間の関係でお伝え出来なかった内容！
今ホットなAIについて60分のセミナーでお伝えするのはホント時間が足りなさ過ぎて申し訳ございません！
講義中でもさらっと補足資料としてこちら目を通していただいてもOKですし！
パソコン・スマホでプロンプトでいろいろ試してみてください！（会場で音がうっかり出ても大歓迎！）
| ChatGPT | 汎用性が高く、文章・会話・アイデア出しと何でもこなす万能型・記憶力が深いので昔のことも覚えている。5.5では画像生成のクオリティが高く日本語表示のインフォグラフィックやポスターデザインなども勇逸。Codexでコーディングやコードのレビューなども◎（Sora廃止で今は動画が作れない） |
| Gemini | Google系サービスとの連携が強く、GmailやカレンダーとのセットでAIが際立つ！管理好きな人にはマッチする！NotebookLMが特に企画職の方々の絶大な人気。社内の紙資料をひたすらスキャンしてPDFとして専用Notebookに読ませて過去資料を一気にまとめ上げてくれる。Veoでハイクオリティ動画生成。Nanobananaでイラストや画像生成、Geminimusicで音楽までも作ってくれる！Googleスプレッドシート上でGeminiが動く！GoogleDriveやカレンダー、Googleアカウントを社内で主に使っている企業様には効果絶大！ |
| Claude | エージェント機能とコード生成の精度が高く、複雑なタスクを自律的にこなす開発者向けの強み！自動化や開発好きな人には離せない！最初の設定だけがちょっと難しいですが、設定自体をClaudeに聞く、むしろ自動でやってもらう。自社HPをChrome in Claude で解析してもらって直してもらったり、WEB関係はかなり心強いです！（Claudeは画像、映像・・・というクリエイティブ生成だけが苦手！） |
| Copilot | WordやExcel、Teamsに組み込まれ、Office作業と地続きで使える！MS圏で仕事をするにはよい！企業契約で社内管理がしっかりできる！社内で「ウチはマイクロソフトのエンタープライズ版契約しているからMSだけでお願いします！」という大手企業様ですと、機密情報の管理がしっかりしている安心感はあります。 |
| 他にもAIはいっぱいあります | Perplexityのように検索精度に特化したものやAdobe Fireflyのように商用利用精査したデザインの生成ができるものなどもあります（今回は割愛） |
| ※ガワガエアプリ | AIアプリなんですけど、よくよく見たら中身がGPTだった、Geminiだったという「API連携AIガワガエアプリ」というものもございます。それなりにカスタマイズされておりますが、このお話はまた別の場所で！ |
企業・団体内のクローズドセミナー登壇しております！
守秘義務のためHPには掲載できませんが、弊社では現在月3〜4社ペースで「社内AIセミナー」「AI社内勉強会」（非公開セミナー）のオファーをいただき、登壇しております。
💬「AIを使える人を増やしたい」
💬「Microsoftしか使えないけど、どうにかしたい」
💬「個人情報をどうやって扱えばいいの？」
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エンジニア向けの難しいAI理論ではなく、経営者・総務・経理・営業・広報・企画・クリエイティブの方々が明日から使える、わかりやすいセミナーです。
「文系のお仕事」の方々視点でのAIマスター術を、74歳のスタッフの方でもわかるようにお伝えしています。
企業様の人数・規模は関係ございません。
いかに「社内でAIを使いこなせるスタッフを増やすか？」——それだけに尽きます！
AIを社内で導入したけど浸透しない、どう使っていいか迷っているという方お気軽にご相談ください！
