総務ケイコお疲れ様です。総務のケイコです✨
みなさんのデスクまわり、気づけば数年前のイベント資料や、分厚い業務マニュアルでいっぱいになっていませんか？
部長去年のあの企画、反省点って何だったっけ？
総務ケイコそんなひと言をきっかけに、キャビネットを開けて、ファイルをめくって、ついでに紙の雪崩まで起こしてしまう――。
これ、日本のオフィスではかなりよくある光景ではないでしょうか。
ペーパーレスって言われても、ウチの会社紙資料が多すぎていつだれがスキャンするんだよ！
「うちの絵久世（エクセ）先輩、探し物を始めるとだいたい周辺が事件現場みたいになります……！」
絵久世センパイあれ～どこにしまったかな～？紙だったかな～Wordファイルだったかな～？
総務ケイコそれって、「整理」じゃなくて「発掘」ですよ！
ここに大きな問題があります。
紙資料に埋もれるのは、資料がないのではなく、資料が「使える状態」になっていないことです。
「紙資料」や「社員個人のPCの中のWordファイル（デスクトップに貼りまくり）」情報は確かにあります。
しかし！探せない。つながらない。ほかの人が引き出せない。この状態では、せっかく積み重ねた会社の知見も、ただの「紙の山」や「デスクトップアイコン」になってしまいます。
超便利ツール「Notebook LM」
そこで今日ご紹介したいのが、「NotebookLM」です。NotebookLMは、アップロードした資料や指定したソースをもとに、要約、質問応答、各種アウトプット生成を行えるGoogleのAIツールです。公式サイトでも、みなさんがお持ちの資料を土台に考えるための「thinking partner」として案内されています。
総務ケイコこのツールを面白いと思うのは、AIだからだけじゃなくて
プログラムとかできなくても自動でなんでもまとめてくれるんです！
以下は主に反響のある機能紹介です！
1.【Podcast】読むのがつらい資料は、「聴く」に変えられる
分厚いマニュアル。長い議事録。
報告書のPDFが何本も連なっているだけで、ちょっと気持ちが遠くなることってありますよね。
NotebookLMには、読み込ませた資料をもとにAudio Overviewを生成する機能があります。
Googleの公式ヘルプでは、「これはアップロードした資料の重要トピックを、AIホストによる対話形式で深掘りしながらまとめる機能」として説明されています。
つまり、資料を「読む」だけでなく、「聴いて把握する」ことができるわけです。
通勤中に耳で確認する。
単純作業をしながら概要をつかむ。
会議前にざっと復習する。
こうなると、資料は「机の上で眠るもの」ではなく、動きながら吸収できる情報資産に変わります。（時間のＤＸ）
部長それならワタシでも会議前に資料「聴いて」いけそうです！
2.会議前の「ゼロから要約地獄」を減らせる！
過去資料をもとに急いで会議用の説明をまとめる。これは多くの職場で地味に時間を奪う作業です。
NotebookLMでは、ヘルプ上でも「FAQ、学習ガイド、フラッシュカード、クイズ、インフォグラフィック、スライドデッキ」などの生成機能が案内されています。
ここで大事なのは「AIが全部やってくれる」ことではなく「たたき台を一気に出してくれる」ことです。これだけでもかなり時短間違いなし！
過去の議事録から論点を整理する
よく出る質問をFAQにする
報告用の骨子を先に作る
スライドの流れをざっくり決める
総務ケイコこの「最初の一歩」が速くなるだけで仕事のスピードはかなり変わりますよ！
3.バラバラの資料を「伝わる形」に変えるのが強い（とにかく資料を放り込め！）
会社の中には情報そのものはたくさんありますよね！（紙はもちろん、PDF、Word、Excel、Powerpoint、写真など）
問題なのはそれが「バラバラに存在している」から活かせない。これが実は、DXの現場で中小企業や古い会社が壁になって挫折する大きな理由のひとつです。
NotebookLMは、複数の資料をもとに内容を整理し、関連づけながら扱えるのが特徴です。
公式FAQでは、「NotebookLMの無料利用枠として、100ノートブック、1ノートブックあたり最大50ソース、各ソース最大50万語、1日50チャット、1日3回の音声生成などの上限が案内されています。」上限は変更される可能性がありますが、社内の試行導入や小規模な検証には十分に現実的な範囲です。もちろん有料で使うとかなり快適になること間違いなし！
こんな使い方も便利です！
過去3年分のアンケート結果
企画書
議事録
マニュアル
社内共有メモ
総務ケイコこれらをNotebookLMに放り込んで「これらを集計してレポートを作ってください」だけですごいレポートが出てきますよ！
AIは「未来の魔法」ではなく、「組織の記憶」になる！
AIの話になると、どうしても
「すごい」
「難しそう」
「そのうち仕事が全部変わる」
「俺の仕事奪われるんじゃないか？」
という方向に話が飛びがちです。
そうではなく、企業の現場で本当に大事なのはもっと地に足のついたことです。
必要な情報を、必要な人が、必要なときに取り出せるか？決まった人に頼っていないか？
この一点が整うだけで、会議は短くなります。
引き継ぎは楽になります。属人化は減ります。
そして、ベテランの頭の中にしかなかった知恵が組織の財産として残りやすくなります。
NotebookLMは、まさにその入口になりやすい道具です。
しかもGoogleは、NotebookLMに無料枠と有料アップグレードの両方を用意しており、まずは小さく試してから広げることもできます。
まずは「紙を減らす」のではなく「知識を使えるようにする」から
DXというと、つい「ペーパーレス」に目が向きます。
もちろんそれも大切です。しかし、超大事なのは、「紙をなくすこと」ではありません。
【DXの鉄則】会社の中にある知識や記録を、属人化せずに次の仕事で使える状態にすること！
紙のままでも、PDFでも、議事録でも、埋もれているだけでは企業資産になりません。
「使えて初めて」会社の力になります。
NotebookLMのようなツールは、
「AIを導入するぞ」と肩に力を入れて始めるより「まずは去年の資料を使いやすくしてみよう」くらいがちょうどいい感じです！
明日の会議が少しラクになる。引き継ぎが少しスムーズになる。探し物の時間が少し減る。
NotebookLMは地方の中小企業の皆さんが最も活用でき、効果の出やすいDXツールです！
なんせ導入費用がほぼ無料！（最低限の課金したほうが使いやすいかも？）
総務ケイコ「紙の山」が「会社の知恵袋」に変わるなら、総務としてはかなりうれしいです！
会社の資料をGoogleに突っ込むのは怖いなあ～と思いますよね！
何でもデータ突っ込むとＡＩの学習に使われちゃうんじゃないかな～？流出するんじゃないかな？と心配になるのは当然です。Googleは以下のサイトでNotebookLMのデータについて説明していますので、気になる場合はまず読んでくださいね！もちろんAIは完璧ではないので、まずは簡単なデータから試してみましょう！「個人アカウント」で使っている方はフィードバックの設定が必要かもしれませんね！
Google はお客様のプライバシーを重視しており、NotebookLM のトレーニングにお客様の組織のデータを使用することは一切ありません。
組織や学校のデータが公開されることはありません。個人ユーザーの場合、フィードバックを共有しない限り、データがトレーニングに使用されることはありません。詳しくは、こちらをご覧ください。
さいごに
「うちの会社でも使えそう」と感じた方は、まずは過去の議事録やマニュアルをひとつ入れて試してみてください！AI導入の第一歩は、難しいことではなく、「社内の知識を使いやすくすること」から始まります。そもそも「会社をGoogle化したいけどどうしよう！？」という方もお気軽に職場計画へご相談くださいね！