総務やバックオフィスの仕事をしていると、こんな経験はありませんか？
「この資料、いい感じにしておいて」
……「いい感じっ」て何でしょう。
・文字を減らす？
・丁寧にする？
・図を入れる？
部長この資料、いい感じにして
ケイコちゃん（フリーズ）
ケイコちゃんの心いい感じって何ですか…
そして、作業を始めてみたものの…
しかし！実際は、さらに大変です
ケイコちゃん「部長に確認しよう」
部長の席・・・いない。
予定表
・会議
・外出
・商談
ケイコちゃんの心また、いない…
総務の仕事ではよくあります。
- 上司は会議で席にいない
- 外出している
- 常に電話中
つまり すぐ確認できない のです。そしてどんどん「聞きづらく」なります。
ようやく確認できても…
ケイコちゃんこの資料どうですか？
部長うーん、なんか違う
ケイコちゃんどこがですか？
部長いつもみたいにやってほしいんだ
ケイコちゃんの心それを教えて欲しいんですけど…。
ここで起きるのが
- リテイク
- 修正
- 再提出
無駄な往復作業でただ時間だけが過ぎていくこと。
他の業務が止まってしまうこと。
しかも多くの場合、上司は最初から答えを言語化していないだけなんです。
そこでAIの出番です
普段使っているChatGPTでも、Geminiでもいいです。
「AIに部長スレッドを作って部長のクセを学習させたら？」
「部長AI」を作る方法
やり方はシンプルです。AI（ChatGPTなど）に部長専用のスレッドを作ります。そこに、
- 部長のメール・社内チャット
- 部長の修正コメント
- OKになった資料
- NGになった文章
- 部長の口癖
などを蓄積していきます。
するとAIはパターンを理解します。
部長の思考パターンを再現するAIの構築が完成。データがたまればたまるほど精度が上昇！
こうやって使います
例えば資料を作ったあと、AIにこう聞きます。
ケイコちゃんこの文章をA部長がOKを出しそうな形に修正してください
AIは過去のログから
- 文章の長さ
- 言い回し
- 構成
を参考にして修正してくれます。1から資料を作りたいときはこう言います。
ケイコちゃんA部長が明日の社内会議で使う全社員向けの発表資料を作りたいんですが、A4文書4枚くらいでまとめたいです。
すると、いくつか「部長AI」は質問してくると思いますので、その質問にいろいろ答えてみましょう。
すると何が助かるのか
1.リテイクが減る
部長の好みに寄せた文章や図解を最初から作れるようになります。よくある「集計しておいて（俺やりたくないから）」というのもAIが自動で集計してくれます。時間短縮待ったなしです！
2.確認回数が減る
上司が会議中、電話中、どこに行ってるかわからない！、俺に近づくなオーラ全開！など・・・確認する回数が減るので、時間短縮＋心理的ストレスが減ること期待大です！
3.暗黙知が見える
今まで上司が「いいかんじ」とか「わかるよね？」「あー、それそれ」というざっくりした感じをAIが可視化・言語化されて「そういうことだったのか！」という理解に広がります。また、同僚に共有することで「部長の依頼ってこういうことなんだよね」と引き継ぎもスムーズになります。
4.業務スピードが上がる
総務の永遠の課題は「営業さんと違ってコレをやったからって給料上がるわけじゃないんだよね～」という明確な評価がないことです。あったとしても「勤続年数で昇給」のようなもので、「仕事たくさんあるのに給料据え置き」という現状は少なくありません。だったら「さっさと終わらせて早く帰ろう」が最もハッピーです。毎日定時で帰ってプライベートを充実させましょう！
DXの本質
DXというと
システム導入しましょう！新しいツールいれましょう！
と思われがちですが、機械を導入することは「手段の一つ」であって、その前に「暗黙知を言語化すること」「課題を見える化すること」なんです。
社長や上司の判断基準、社内文化、文章のクセ、取引先への対応などなど
こうしたものを整理することで、仕事は大きく効率化します。
AIを使うことがズルいことではありません。実際にAIを使いこなしていればまずその考えにはなりません。そして、このAIの使い方はどんな会社へ行っても役に立ちます。ご自身のキャリアアップにもつながることでしょう。これで上司も助かり、総務の皆さんも助かります！今日から使える「総務の最強ツール」になります！
ただ注意点も
AIは世界中の入力データで学習をしますので、あまり個人的すぎることやプライバシーに関わることは会社で入力しないようにですよ！なので、「AK部長」とか「TT営業部長」など、部長が複数いるときはスレッドを分けて、イニシャルトークで！